Vsport体育平台檔案工作崗位職責規範

滬交內（檔）〔2009〕10號 

為建立健全學校檔案工作由校長領導工作機製，把檔案工作納入學校整體發展規劃，強化檔案工作與學校教學、科研等工作的同步管理，進一步規範學校檔案管理工作，提高檔案服務學校及社會的能力和水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規和規章，結合本校實際，製定本規範。

一、校長檔案工作崗位職責

校長是學校的法定代表人，檔案工作由校長領導。其主要職責是：

（一）、貫徹執行國家關於檔案工作的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作的規章製度；

（二）、將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（三）、建立健全與辦學規模相適應的學校檔案機構，落實人員編製、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費等；

（四）、研究決定學校檔案工作中的重要獎懲問題和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

二、機關部處及直屬單位檔案工作崗位職責

（一）機關部處及直屬單位檔案工作分管領導崗位職責

1、貫徹執行國家和學校的檔案工作法規、政策及規章，教育本部門幹部職工增強檔案意識，認真做好檔案工作；

2、加強對本部門檔案工作的領導，把檔案工作納入本部門、各科（室）和兼職檔案人員的崗位職責，並作為年度工作考核的一項重要內容；

3、按照紙質文件與電子文件同步配套歸檔的工作要求，督促兼職檔案人員在次學年6月底前完成歸檔工作，確保歸檔文件的完整性、準確性和系統性；

4、保障本部門兼職檔案人員完成檔案工作必需的工作時間和條件，積極支持兼職檔案人員參加檔案業務知識學習和崗位技能培訓；

5、加強對本部門網上檔案信息利用的安全監督，提高本部門兼職檔案人員的檔案工作安全保密意識；

6、負責本部門年度歸檔文件的開放鑒定和部門年度歸檔案卷的審核工作，對部門年度歸檔工作和歸檔文件開放負責。

（二）機關部處及直屬單位兼職檔案人員崗位職責

1、認真學習、執行國家和學校的檔案工作法規、政策及規章，積極參加檔案理論知識學習和崗位業務技能培訓；

2、主動接受學校檔案部門的業務指導和督促檢查，除基建項目類檔案外，確保在次學年6月底前完成歸檔任務的規定；

3、認真編製本部門年度歸檔的預立卷目錄，負責本部門文件材料的收集、整理和立卷歸檔，確保歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性；

4、堅持紙質文件與電子文件配套歸檔的工作要求。對於非保密文件應認真做好網上收發文登記工作，並掛接相應的電子版文件。凡需要歸檔但沒有電子版的文件須在數字化之後一並歸檔。對於保密文件應實行脫機報盤歸檔；

5、加強案卷整理工作，努力提高歸檔質量。對本部門年度應歸檔的文件材料編製頁號、編製卷內目錄、按照“責任者、內容、文種”三要素擬寫案卷標題等；

6、將本部門年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本部門分管領導審核；

7、嚴格執行學校關於網上檔案信息查詢利用的各項規定，妥善保管本部門校園網檔案信息查詢利用的用戶名及密碼。

三、院（系）檔案工作崗位職責

各院（系）必須明確一位院（系）領導分管檔案工作，其他院（系）領導要協助分管領導切實做好科研、教學等方面的檔案工作。

（一）院（系）檔案工作分管領導崗位職責

    1、貫徹執行國家和學校的檔案工作法規、政策及規章，規範本院（系）檔案管理，教育本院（系）教職員工不斷增強檔案意識，提高檔案工作水平；

2、加強對本院（系）檔案工作的領導，把檔案工作納入教學、科研、黨政管理等分管領導的崗位職責；

3、加強對本院（系）網上檔案信息利用的安全監督，提高本院（系）兼職檔案人員的檔案工作安全保密意識；

4、主管本院（系）黨政檔案工作

建立健全把黨政檔案工作納入黨政管理的規章製度，把黨政檔案工作納入本院（系）黨政辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責，並作為年度工作考核的一項重要內容；

保障兼職檔案人員完成年度檔案工作的必需的工作時間和條件，支持兼職檔案人員參加檔案業務學習和崗位技能培訓；

督促本院（系）黨政辦公室及其兼職檔案人員按照憑證性紙質文件與電子文件同步配套、參考性文件以電子文件歸檔為主的歸檔工作要求，在次學年6月底前完成歸檔工作，確保年度歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性；

負責年度歸檔文件開放鑒定和歸檔案卷質量的審核。

（二）主管科研的院（系）領導檔案工作崗位職責

    1、建立健全把科研檔案工作納入科研管理的規章製度，把科研檔案工作納入本院（系）科研辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責，並作為年度工作考核的一項重要內容；

2、加強宣傳教育，不斷增強科研教師的檔案意識，認真做好科研項目文件材料的管理工作，加大知識產權保護力度。督促本院（系）科研辦及其兼職檔案人員在項目課題組鑒定、驗收或結題後二個月內完成科研項目文件材料向學校檔案部門移交歸檔；

3、切實加強對科研檔案工作的領導，定期檢查本院（系）重大科研項目和國防軍工項目課題組文件材料的安全保密和項目文件材料立卷保管情況，並針對問題及時提出整改措施，確保項目研究的保密安全和歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性。

（三）主管教學的院（系）領導檔案工作崗位職責

    1、建立健全把教學檔案工作納入教學管理的規章製度，把教學檔案工作納入本院（系）教務辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責，並作為年度工作考核的一項重要內容；

2、不斷加強任課教師和教務部門幹部職工的檔案意識，認真做好教學管理的檔案工作，並督促本院（系）教務部門在次學年寒假前將應歸檔的文件材料向學校教學主管部門或檔案部門歸檔；

3、定期檢查本院（系）教學管理等方面文件材料管理情況，並針對問題及時提出整改措施，確保年度歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性。

（四）院（系）兼職檔案人員崗位職責

    1、認真學習、執行國家及學校的檔案法規、政策及規章，積極參加檔案理論知識學習和崗位技能培訓；

2、按照國家和學校有關歸檔工作的要求，負責各自承擔的相關檔案文件材料的收集積累、整理立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性；

（1）院（系）黨政辦公室及其兼職檔案員負責年度歸檔工作以及歸檔文件的開放鑒定,並將年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本院（系）分管領導審核；

院（系）機關的憑證性紙質文件與電子文件應配套歸檔，參考性文件則以電子文件歸檔為主；

嚴格遵守在次學年6月底前完成歸檔工作的規定；

切實執行學校關於網上檔案信息查詢利用的各項規定，妥善保管好被授權的用戶名和密碼等資料；

（2）院（系）科研辦及其兼職檔案人員應在科研項目結題、驗收或鑒定後二個月內將科研項目課題組應歸檔的文件材料向檔案部門移交歸檔。

（3）院（系）教務辦及其兼職檔案員將應歸檔的文件材料在次學年寒假前向學校教學主管部門或檔案部門歸檔。

3、院（系）兼職檔案人員要註重保護重要文件材料的安全，防止整理和移交歸檔過程中的泄密和丟失事件。

四、檔案館崗位職責

檔案館既是學校檔案文博工作的職能管理部門，又是收集、保管和向學校及社會提供檔案文博資源服務的科學文化事業機構。其主要職責：

（一）、宣傳、貫徹和執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國文物保護法》以及黨和國家有關檔案文博工作的方針、政策；

（二）、擬定學校檔案文博工作中長期發展規劃，依法建立、健全學校檔案文博工作的規章製度，負責組織學習宣傳、貫徹落實和監督檢查工作；

（三）、加快數字檔案館和博物館建設，創新檔案文博資源體系和檔案文博服務體系建設，不斷提高檔案服務學校及社會的能力和水平；

（四）、根據國家有關檔案文博資源建設的要求，按照檔案文博集中統一管理的原則，負責全校黨政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、人物、外事、聲像、財會、歷史、實物、校史資料等門類紙質檔案與電子檔案的收集（接收）、整理、編目、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。負責學校有關陳列品、藝術品和校史文物等固定資產的管理；

（五）、製定並組織實施檔案文博年度工作計劃，總結年度工作，編製檔案文博工作統計年報表；

（六）、建立健全學校檔案管理工作網絡，指導學校各部門文件材料的積累、立卷和歸檔工作，不斷完善各院（系）、機關部處及直屬單位年度歸檔工作的考核評估體系；

（七）、加強檔案學術研究、檔案史料研究和著名校友學術思想研究，深化檔案學碩士點教學改革，完善檔案學碩士點培養機製，提高人才培養質量；

（八）、加大檔案全文信息開放鑒定力度，大力推進在線編研陳展工作，為學校各部門對檔案信息資源網上利用提供便利，努力擴展檔案文博工作服務學校和社會的功能；

（九）、加強新技術在檔案文物保護工作中的應用，不斷提高檔案文獻復製、修復等保護技術的水平；

（十）、面向世界，立足學校，服務社會，做好博物館、錢學森圖書館的建設和管理，不斷擴大博物館、圖書館的社會影響，充分發揮博物館、圖書館的教育作用；

（十一）、加強檔案文博創新團隊建設，組織全校專兼職檔案文博人員的業務學習和崗位技能培訓，開展國內外檔案文博人員的學術交流。

（十二）、認真做好學校檔案工作先進集體、優秀檔案工作者的評選活動和檔案文博人員的專業職稱評聘工作；

（十三）、完成學校領導交辦的其他工作。

五、檔案工作獎懲辦法

    為切實落實學校檔案工作崗位職責，規範學校各部門管理行為，確保檔案工作與學校其他工作協調發展，實現依法治校與依法治檔、顯性與隱性管理的有機統一，學校決定對下列情況給予獎勵或懲處：

（一）、每兩年一次開展檔案工作先進個人和集體評比活動。對在檔案收集、整理、保護、利用和現代化管理工作中作出顯著成績的、在檔案學研究及檔案史料研究中作出突出貢獻的和將重要或珍貴檔案捐贈給校檔案館的個人或集體，授予學校檔案工作先進個人或先進集體的榮譽稱號，頒發證書並予以一定的物質獎勵；

（二）、對玩忽職守、造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的行為，對違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布、塗改、偽造檔案的行為，對擅自出賣、贈送、交換檔案、不按規定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據為己有的行為以及其他違反檔案法律、法規或規章的行為，其直接負責的主管人員和其他責任人員應依法受到處分。構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任；

（三）、檔案工作納入學校對各單位年終工作考核和精神文明單位評比活動。對有下列情況之一的單位，不得評為學校年度工作考核優秀單位和精神文明單位。

機關部處和直屬單位：

1、連續兩年不按規定時間歸檔；

2、參照部門預立卷目錄和年度工作總結，連續兩年歸檔齊全率低於95%；

3、連續兩年歸檔電子文件和紙質文件配套率低於95%；

院（系）：

1、連續兩年不按規定時間歸檔；

2、黨政檔案：參照部門預立卷目錄和年度工作總結，連續兩年歸檔齊全率低於95%或連續兩年歸檔的憑證性紙質文件與電子文件配套率低於95%的；

3、科研檔案：參照《Vsport体育平台科學技術研究項目文件材料接收歸檔的管理辦法》（滬交內(檔)〔2006〕7號）的有關規定，連續兩年科研項目檔案歸檔率低於90%；

4、教學檔案：參照畢業生驗印名冊，連續兩年碩博畢業論文評審材料歸檔率低於100%。

六．附則

1、本規範2009年4月13日經校長辦公會討論通過；

2、本規範2010年1月1日起執行；

3、本規範醫學院及附屬醫院參照執行；

4、本規範解釋權歸校檔案館。