Vsport体育平台基本建設項目列入上海市重大建設項目檔案管理辦法

滬交內（檔）〔2006〕12號

為了進一步規範我校重大建設項目檔案管理，確保重大建設項目檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，根據《上海市檔案條例》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T 28-2002）、《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發（2006）2號）、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》的規定，以及上海市檔案局最近下發的《關於加強上海市2006年重點建設項目檔案管理的通知》的要求，結合本校實際，特製定本管理辦法。

一、基本原則

（一）凡列入上海市重點建設項目的本校基建項目均屬本管理辦法所指重大建設項目。此類建設項目在學校基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬重大建設項目檔案。

（二）重大建設項目檔案管理要納入學校基建規劃、計劃，管理製度和相關人員職責範圍之中。重大建設項目的文件材料積累工作要與項目建設同步進行；項目申請立項時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審核工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。

（三）重大建設項目檔案工作要列入學校的發展計劃，在經費、庫房、設備、人員配備和工作時間等工作條件上給予必要的保證。

二、 歸檔流程

（一）文件材料的形成積累

    1、學校基建部門應明確一位負責人分管重大建設項目檔案工作，並配備符合相關條件、有一定崗位技能的專（兼）職檔案人員負責重大建設項目文件材料的形成、積累、歸檔工作。

    2、學校基建部門接到基建項目後，在布置工作計劃的同時布置基建項目文件材料的管理工作。

    3、重大建設項目實行項目總承包下的分包製時，由各分包單位負責收集、整理分包範圍內的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單位向學校基建部門提交完整、準確、系統的基建文件材料歸檔。

    4、學校檔案管理部門應隨時了解重大建設項目主要的工程進度，督促、指導專（兼）職檔案員及工程技術人員做好基建文件材料的積累工作。

    5、學校基建部門應嚴格執行基建文件材料的審簽製度，明確職責，把好基建文件材料形成的質量關。

    6、學校基建部門要檢查設計、施工單位基建文件材料的編號是否統一，要與它所反映的對象一致，能揭示其性質與特征。

    7、實施工程中使用基建文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，並履行批準手續。

    8、歸檔的基建文件材料格式要統一，字跡工整，圖像清晰。

    9、歸檔的藍圖，規格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優良。

    10、工程承包合同或施工協議中要有相關條款明確依據國家主管部門對編製竣工圖的要求以及對歸檔材料的規定。

11、學校基建部門要定期檢查，根據建設項目的動態及時更新本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網圖。

12、總投資在五千萬以上，一億元以下的重大建設項目，應報送反映工程建設全過程的工程照片。工程照片應附相應的文字說明。對事由、時間、地點、人物、攝影者等內容進行著錄。

13、重大建設項目總投資在人民幣一億元以上的工程，除報送工程照片檔案外，還應當報送專業級專題錄像檔案。錄像檔案要求圖像清晰，解說正確，錄像帶盒上應標有簡要說明。

    （二）文件材料的整理組卷

    1、重大建設項目結束（含最終完成、階段完成）後，學校基建部門分管基建檔案工作的負責人，負責協調和組織本項目文件材料的整理組卷工作。

    2、根據基建文件材料的形成規律，按照保持其有機聯系和便於利用的組卷原則，對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理：按工程項目組卷，一項一卷或若幹卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組成案卷。

    3、文字材料的排列：正件在前，附件在後；印件在前，原稿在後；批復在前，請示在後。圖紙按圖的類別序號排列（即：地質圖、初步設計圖、建築施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。

    4、組卷時，應拆除卷內金屬物，對破損的文件材料進行修補。

    5、文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍圖大於卷盒的，以手風琴式折疊成四號圖紙的規格。

    6、無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號，每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂線一側的下角，藍圖可以一組有機聯系的圖紙為一件，以件為單位，在每件文件材料的右上角加蓋件號章。

    7、填寫卷內目錄和備考表。

    8、草擬案卷封面各欄目，經檔案部門審查後填寫案卷封面。

9、工程技術人員填寫歸檔說明表，交學校基建部門分管負責人審查後，放在第一卷的卷內目錄之後。

10、重大建設項目上交的兩套竣工材料，一套報送城建檔案館，一套報送學校檔案館的歸檔。

    （三）文件材料的歸檔驗收

1．竣工圖是工程的實際反映，是今後對項目管理的重要依據，也是工程的重要檔案。工程承發包合同或施工協議中要根據國家對編製竣工圖的要求，對竣工圖的編製、整理、審核、交接、驗收做出規定，施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，並應承擔相應責任。工程監理要對竣工圖進行嚴格審核後方可簽字，竣工圖歸檔四套（城建、學校、物業、審計）。

2．重大建設項目在驗收前，先由學校檔案部門對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收，然後由上海市檔案局組織驗收。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

    3、學校檔案部門應是工程驗收小組成員，會同學校基建部門負責基建文件材料的驗收工作。

    4、重大建設項目在項目竣工驗收後三個月內歸檔。檔案部門要認真進行審查、驗收歸檔的文件材料，並在基建文件材料歸檔說明書上簽署意見。

    5、填寫基建文件材料移交目錄，一式兩份，連同案卷經檔案部門清點無誤後，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章，各執一份存查。

三、崗位職責

    （一）分管基建工作的校領導職責

    1、組織貫徹國家有關檔案工作的方針政策和法規，把重大建設項目檔案工作列入本單位的發展計劃，在經費、庫房、設施和人員配備等方面為發展檔案工作提供保障條件。

    2、定期檢查和研究解決重大建設項目檔案工作中存在的實際問題。

    （二）基建管理部門領導的職責

    1、把重大建設項目檔案工作全面納入基建管理工作之中，並監督各部門執行。

    2、定期檢查，應做到重大建設項目文件材料形成積累與基建進展實施同步管理。

    3、項目結束後，負責協調，並組織重大建設項目文件材料的匯總工作，審查歸檔質量是否符合完整、準確、系統的要求。

    4、負責重大建設項目文件材料鑒定驗收的組織工作。

    （三）基建部門專（兼）職檔案人員職責

    1、負責重大建設項目文件材料的形成、積累、保管和整理組卷與歸檔工作，確保文件材料的完整、準確、系統。

    2、根據重大建設項目文件材料不同種類的特征，合理分類存放，便於平時利用和立卷歸檔。

    3、歸檔案卷要科學合理，編寫頁號準確，案卷目錄、卷內目錄、備考表填寫清楚，案卷標題簡明扼要，符合要求。

4、接受上級檔案部門的業務指導和督促檢查，並按規定時間向檔案部門歸檔。

（四）學校檔案部門職責

1、建立健全學校重大建設項目檔案工作的規章製度。

2、深入實際了解重大基建項目的工程進度，督促、指導專（兼）職檔案員及工程技術人員做好基建文件材料的積累工作。

3、按時接收應歸檔的重大建設項目文件材料，做到交接手續清楚。

4、負責重大建設項目檔案的管理和提供利用。

（五）其他相關單位職責

1、重大建設項目檔案管理工作是項目主管機關、建設單位、設計單位和施工單位的重要工作職責之一，應納入相應的管理職責範圍。

2、各有關勘察、設計、監理、施工（含分包）單位，應按國家相關要求，建立健全建設項目檔案管理製度，明確專職檔案人員，並做好重大建設項目文件材料收集、整理、歸檔等管理工作。

3、工程監理單位應對建設方負責，對施工單位的文件材料進行嚴格監管，並配合檔案行政管理部門參加重大建設項目文件材料歸檔的驗收工作。